Prospection commerciale B2B et RGPD : que faut-il connaître

Il est primordial, pour les professionnels de la vente B2B, de comprendre les subtilités du RGPD et son impact sur leurs activités de prospection commerciale, afin de maintenir une approche légale, éthique et durable.

Dans cet article, nous explorerons les éléments essentiels que les professionnels de la prospection commerciale B2B doivent connaître en matière de RGPD. Nous aborderons en détail les principes fondamentaux du RGPD indiqués par la CNIL tels que le consentement explicite et la minimisation des données, ainsi que les manières adaptées de faire de sa prospection commerciale une activité pleinement conforme aux exigences du RGPD. De la gestion des bases de données à la sécurisation des informations sensibles, nous explorerons les meilleures pratiques qui permettent d'allier conformité réglementaire et succès commercial.

Nous rappelons toutefois que cet article est à vocation informative et ne représente pas un constat juridique. Il ne se substitue donc pas à l'accompagnement d'un avocat spécialisé sur ces sujets qui saura conseiller sur les pratiques spécifiques à tout acteur du marché qui souhaite mettre en place une stratégie commerciale pleinement conforme aux lois.

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C'est quoi le démarchage commercial ?

Le démarchage commercial, également connu sous le nom de prospection commerciale, est une technique utilisée par les entreprises pour entrer en contact avec de nouveaux clients potentiels et promouvoir leurs produits ou services. C'est une démarche proactive où les vendeurs ou les représentants commerciaux initient le contact avec des prospects sans qu'ils aient manifesté un intérêt préalable.

L'objectif principal de la prospection commerciale est d'établir un premier contact avec des clients potentiels afin de présenter les avantages et les caractéristiques des produits ou services proposés par l'entreprise. Cela peut se faire par le biais d'appels téléphoniques ou cold call, d'email à froid, de visites en personne ou d'autres formes de communication directe (réseaux sociaux, Linkedin, ...).

Il est important de noter que le démarchage commercial peut susciter des réactions mitigées chez les prospects. Certains peuvent être ouverts à l'approche et voir une opportunité d'affaires, tandis que d'autres peuvent se montrer réticents ou méfiants face à cette démarche commerciale qui peut être perçue comme une intrusion. C'est pourquoi il est crucial pour les professionnels de la vente B2B d'adopter une approche respectueuse, empathique et personnalisée afin de gagner la confiance et l'intérêt des prospects.

Le démarchage commercial peut être un outil efficace pour développer de nouveaux marchés, élargir sa clientèle et stimuler la croissance de l'entreprise. Cependant, il est important de respecter les lois et réglementations en vigueur, notamment en ce qui concerne la protection des données personnelles des prospects. Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) en Europe, par le biais de la CNIL, a établi des règles strictes pour encadrer le démarchage commercial et garantir la confidentialité et le respect de la vie privée des individus.

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Définition du RGPD :

Le RGPD, adopté par l'Union européenne en 2016 et appliqué depuis mai 2018, a été conçu pour renforcer la confidentialité et la protection des données personnelles des individus. Bien que le RGPD s'adresse principalement aux transactions commerciales impliquant des citoyens européens, il a également un impact significatif sur les entreprises non européennes qui souhaitent faire des affaires avec des entités européennes. La conformité au RGPD est désormais une condition sine qua non pour établir des partenariats durables et maintenir la confiance dans les relations B2B.

Concrètement, ce règlement implique que chaque pratique de prospection se doit de respecter certaines limites, que ce soit dans le traitement des donnes personnelles et professionnelles des personnes démarchées ou bien dans les possibilités offertes à ces mêmes personnes de retirer leurs données de manière simple et claire. En B2B (comme en B2C), la collecte d'informations pour la mise en place d'une base de données implique que les personnes morales pour lesquelles on collecte les informations doivent être informées de la collecte de ces mêmes infos.

Concrètement, voici les pré-requis d'une prospection commerciale RGPD :

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Courriers électroniques et voie postale :

La prospection commerciale par courrier électronique et/ou voie postale auprès des professionnels peut reposer sur le légitime intérêt de l'organisation.

Au moment de collecter son adresse électronique, il est nécessaire d'informer le prospect des intentions d'utilisation de cette collecte à des fins de prospection par voie électronique, tout en lui offrant la possibilité de s'y opposer de manière simple et gratuite. Si les données sont déjà en possession de l'entreprise ou obtenues auprès de tiers, il est essentiel de garantir que la personne concernée a été informée du traitement et qu'elle dispose de la faculté de s'y opposer.

La prise de contact doit être en relation avec la profession de la personne contactée. Par exemple, un message mettant en avant les avantages d'un logiciel pourrait être envoyé à paul.toto[@]nomdelasociété, directeur informatique. De plus, il est impératif que chaque email de prospection précise bien l'identité de la personne qui envoie ce même email.

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Téléprospection

La téléprospection quant à elle ne peut être réalisée que si, lors de la collecte des numéros de téléphone, les personnes aient été informées de l'utilisation de leurs données à des fins de prospection et qu'on leur ait donné la possibilité de retirer à tout moment ces mêmes informations de manière simple et gratuite.

De manière générale, il est préférable de ne pas utiliser de numéros de téléphone portable, sauf si c'est le prospect qu'il l'a renseigné de son plein gré, par exemple via un formulaire de contact. La téléprospection sur les téléphones portables peut être jugée comme particulièrement intrusive, le consentent préalable est donc d'autant plus essentiel.

Dans tous les cas, chaque sollicitation doit impérativement permettre à la personne concernée de connaître l'identité de l'organisation à l'origine de la prise de contact et de manifester, si elle le souhaite et de manière simple, son refus de recevoir de nouvelles sollicitations.

La conformité à ces règles est d'autant plus essentielle que la prospection téléphonique est une des pratiques de démarchage commercial qui est le plus perçue comme une intrusion et qui donc suscite potentiellement le plus de réactions négatives vives.

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SMS et MMS

Enfin, même chose lors de l'envoi de SMS, que ces SMS soient automatisés ou non. La personne doit, au moment de la collecte de son numéro de téléphone portable être informée que son numéro sera utilisé à des fins de prospection par voie électronique et être en mesure de s’opposer à cette utilisation de manière simple et gratuite.

Lorsque les données sont déjà en possession de la société ou acquises auprès de tiers, il faut s’assurer que la personne concernée a été informée du traitement et est en mesure de s’y opposer.

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Quelles pratiques commerciales sont à bannir?

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Lorsqu'il s'agit de mener une prospection commerciale B2B en respectant le RGPD, il est essentiel d'éviter certaines pratiques qui pourraient compromettre la protection des données personnelles. En B2B, si le consentement préalable n'est pas obligatoire, il est néanmoins essentiel d'établir une approche de communication respectueuse en s'assurant que les entreprises ciblées sont bien concernées de près et de loin par les informations commerciales qu'on cherche à leur communiquer. En outre, il est important de veiller à ne pas recourir à l'envoi massif d'emails à froid non sollicités. Les communications doivent être ciblées et pertinentes, et ne doivent être envoyées qu'aux destinataires concernés par les offres ou qui ont donné leur consentement spécifique.

De plus, la transparence joue un rôle clé dans une prospection commerciale B2B conforme au RGPD. Il est primordial d'informer clairement les entreprises ciblées sur la finalité de la collecte de leurs données et sur la manière dont elles seront utilisées. Les organisations doivent fournir des informations précises sur les droits des individus, tels que le droit d'accéder à leurs données, de les rectifier ou de les supprimer.

De manière générale, la collecte massive de données personnelles comme l'envoi à outrance de messages commerciaux par le biais d'appels téléphoniques, de SMS ou de courriels électroniques est à proscrire. En plus de renvoyer une mauvaise image de marque à vos interlocuteurs, ces pratiques excessives auront beaucoup plus de chance de vous porter préjudice auprès de la CNIL.

Si vous n'êtes pas sûr de vos pratiques, faire appel à un expert peut avoir beaucoup de valeur pour vous éviter tout procès inutile et coûteux. Prendre appui sur DPO (Délégué à la Protection des Données) externalisé peut avoir beaucoup de valeur, surtout lorsqu'on commence son activité et/ou que le RGPD nous est encore difficile à appréhender dans le cadre de notre activité. Des acteurs comme Dipeeo accompagne les entreprises dans l'audit et la mise en conformité de leurs activités.

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En attendant d'avoir cette assurance de conformité RGPD, mieux vaut proscrire les pratiques trop agressives/expansives, vous exposant à d'autant plus à d'attaques judiciaires potentielles si vos pratiques s'avèrent être non conformes au RGPD.

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Comment prospecter avec le RGPD ?

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Après avoir entrevu l'ensemble de ces règles qui, si elles ne sont pas nombreuses, peuvent s'avérer contraignantes pour son développement commercial, il est normal de ressentir un certain découragement.

Alors que de nombreux acteurs du marché proposent de vendre des bases de données personnelles et ce, sans respecter toutes les étapes citées précédemment, il peut être tentant de faire fi de toutes ces règles pour s'adonner à des pratiques non conformes au RGPD.

Si pour des raisons de coûts ces pratiques peuvent être attrayantes, nous vous les déconseillons fortement. Voici au contraire quelques bonnes pratiques de prospection à adopter pour rester conforme au RGPD :

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L'Opt Out pour tous vos emails, courriers et SMS.

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L'opt-out, dans le contexte de l'envoi de mails et de SMS commerciaux, fait référence à la possibilité pour les destinataires de ces communications de se désinscrire ou de ne plus recevoir ces messages à l'avenir. En d'autres termes, c'est le droit pour les personnes de choisir de ne plus être incluses dans les listes de diffusion des communications commerciales.

L'opt-out est une mesure importante en matière de respect de la vie privée et de conformité au RGPD, car elle permet aux destinataires de contrôler les informations qu'ils reçoivent et de décider s'ils souhaitent continuer à recevoir des communications promotionnelles.

Lorsqu'une entreprise envoie des mails ou des SMS commerciaux, elle est tenue de fournir un moyen facile et clair pour que les destinataires puissent exercer leur droit d'opt-out. Cela peut être réalisé en incluant un lien de désinscription dans les e-mails et SMS ou en fournissant un numéro de téléphone ou un mot clé pour se désinscrire des SMS commerciaux.

En respectant le droit d'opt-out, vous démontrez votre engagement à respecter la vie privée des destinataires et à se conformer aux exigences du RGPD en matière de communication commerciale.

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Le renouvellement régulier de vos bases de données

Le renouvellement régulier des bases de données en prospection commerciale B2B dans le cadre du RGPD fait référence à la pratique consistant à mettre à jour et à vérifier régulièrement les données contenues dans les bases de données commerciales.

Il est important de noter que la durée de conservation des informations à des fins de prospection ne doit durer que 3 ans après le dernier contact. Ici, le dernier contact fait référence à une interaction "positive" entre l'entreprise et la personne prospectée.

Cette démarche vise à s'assurer que les informations collectées sont précises, à jour et pertinentes, tout en respectant les principes de minimisation des données du RGPD.

En renouvelant régulièrement les bases de données, les entreprises peuvent s'assurer de disposer d'informations fiables sur leurs prospects et clients. Cela implique de supprimer les données obsolètes, de mettre à jour les coordonnées et de vérifier l'exactitude des informations collectées.

Le renouvellement régulier des bases de données permet également de respecter les droits des individus en supprimant les données des personnes qui ont exercé leur droit de désinscription ou de suppression de leurs informations.

En effectuant cette pratique, les entreprises peuvent améliorer l'efficacité de leurs campagnes de prospection, tout en se conformant aux exigences du RGPD en matière de gestion des données personnelles. Dès lors, vous adoptez un traitement de données personnelles éthique et conforme aux lois tout en maximisant la performance de vos campagnes de prospection.

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Une communication claire et transparente

Avoir une communication claire et transparente en prospection commerciale B2B pour être en phase avec le RGPD signifie adopter une approche honnête et ouverte dans la collecte et l'utilisation des données personnelles des entreprises ciblées. Cela implique d'informer de manière transparente les entreprises sur la finalité de la collecte de leurs données et sur la manière dont ces données seront utilisées.

Une communication claire et transparente implique de fournir des informations concises et compréhensibles sur les droits des entreprises en vertu du RGPD. Cela inclut le droit d'accéder à leurs données, de les rectifier si nécessaire, de les supprimer ou de limiter leur traitement. Les entreprises doivent également expliquer comment les entreprises peuvent exercer ces droits et à qui elles peuvent s'adresser pour obtenir davantage d'informations ou faire valoir leurs droits.

En pratiquant une communication claire et transparente, les entreprises démontrent leur engagement à respecter la vie privée des entreprises ciblées et à se conformer aux exigences du RGPD en matière de protection des données.

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Un suivi de l'évolution des technologies et de la loi

Plus encore que dans bon nombre de secteurs, il est impératif d'étudier les avancées technologiques dans le monde la vente B2B. C'est d'autant plus vrai lors que l'on veut mener une prospection commerciale conforme au respect des données comme le promeut la CNIL. En effet, La législation et la technologie sont étroitement liées dans le domaine de la protection des données.

Tout d'abord, les avancées technologiques ont un impact significatif sur la collecte, le stockage et le traitement des données. En étudiant ces avancées, les entreprises peuvent identifier les outils et les solutions technologiques qui leur permettent de mettre en œuvre des pratiques conformes au RGPD. Par exemple, des systèmes de chiffrement, de gestion des consentements et de pseudonymisation des données peuvent être mis en place pour garantir la sécurité et la confidentialité des données personnelles collectées.

De plus, en étudiant les avancées technologiques en lien avec la loi, les entreprises peuvent se tenir informées des développements juridiques et des obligations en matière de protection des données. Le RGPD est une législation dynamique, qui évolue en fonction des avancées technologiques et des préoccupations en matière de vie privée.

En restant à jour sur ces avancées, les entreprises peuvent s'adapter rapidement aux nouvelles exigences légales et mettre en place les mesures nécessaires pour se conformer à la loi. Cela permet non seulement de minimiser les risques juridiques liés à la prospection commerciale B2B, mais aussi de renforcer la confiance des prospects et clients en démontrant une volonté de respecter leur vie privée et leurs droits en matière de protection des données.

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Travailler avec des prestataires conformes au RGPD

Confier sa prospection commerciale B2B à une agence experte peut être avantageux pour être en phase avec le RGPD de plusieurs façons. En premier lieu, une agence B2B spécialisée possède une expertise approfondie dans le domaine de la prospection commerciale et une connaissance approfondie des règles et des réglementations liées au RGPD.

En confiant cette tâche à des professionnels compétents, les entreprises peuvent s'assurer que leurs pratiques de prospection sont conformes aux exigences légales en matière de protection des données personnelles. L'agence sera en mesure de mettre en place des processus appropriés, de gérer les consentements, de gérer les bases de données conformément aux principes du RGPD, et d'assurer un suivi rigoureux pour garantir la conformité continue.

En s'appuyant sur l'expertise de professionnels spécialisés, les entreprises peuvent bénéficier de conseils personnalisés et d'une approche proactive pour se conformer au RGPD et préserver la confiance des prospects et clients en matière de protection des données. Dès lors, externaliser cette partie de son activité permet de se concentrer sur le coeur de son activité, comme le développement de son pannel d'offres et/ou sur le closing des leads générés par l'agence.

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Conclusion

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En conclusion, il est essentiel de comprendre et de respecter les principes du RGPD dans le cadre de votre prospection commerciale B2B. En adoptant une approche conforme à la loi, vous pouvez établir des relations de confiance avec vos prospects et clients, tout en garantissant la protection des données personnelles. En se concentrant sur la transparence, le consentement, la sécurité des données et la mise à jour régulière des bases de données, vous pouvez non seulement vous conformer aux exigences légales, mais aussi améliorer votre efficacité et votre image de marque.

En gardant à l'esprit les principes du RGPD et en restant à jour sur les évolutions légales et technologiques, les entreprises peuvent prospérer dans leur prospection commerciale B2B tout en respectant la vie privée et les droits des individus.

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